摘 要： 基于一個ERP項目，論述了該系統(tǒng)中采購管理子系統(tǒng)的設計思想、系統(tǒng)特點及關鍵技術，并簡要介紹了其應用情況。
關鍵詞： ERP系統(tǒng) 采購管理系統(tǒng) 供應商
隨著經濟的發(fā)展，ERP(企業(yè)資源計劃)已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。ERP是MRPⅡ思想的延伸，盡管它仍以MRP為核心，但其功能與技術已完全超越了MRP，它面向整個供需鏈管理，綜合考慮了制造廠、供應商、分銷商及客戶等各方面的影響。ERP系統(tǒng)有三條主線[1]：以生產管理系統(tǒng)為核心的生產流、以庫存管理系統(tǒng)為核心的物流、以成本控制系統(tǒng)為核心的資金流。
采購管理系統(tǒng)是物流和資金流的重要組成部分，它對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司ERP項目中采購管理子系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)及其關鍵技術。
1 采購管理系統(tǒng)的總體設計思想
1.1 系統(tǒng)需求
某彩印公司是以設計、印刷為主的中小型企業(yè)，有典型的流程工業(yè)特點，其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產，按計劃采購物料。由于近幾年經濟發(fā)展很快，供應商和用戶數(shù)迅速增長，用戶對交貨期、價格、技術指標等要求越來越苛刻，而廠內信息共享程度差，存在重復工作，直接影響工廠效益。該公司原來使用的采購管理系統(tǒng)功能單一，只實現(xiàn)了采購單和供應商的錄入，操作極不方便，速度很慢。為此，該公司決定實施ERP。
1.2 系統(tǒng)功能模塊劃分
本ERP系統(tǒng)以生產計劃流為主線，分業(yè)務管理、生產管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、賬務監(jiān)管和系統(tǒng)管理七個子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)既能獨立運行，又能組成一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度共享。
采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，而且要提供對供需鏈管理的相關支持。采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流[2]。本系統(tǒng)結合實際情況將采購管理系統(tǒng)劃分為四個子模塊，各模塊功能如圖1所示。
采購管理系統(tǒng)中各模塊功能如下：
(1)采購管理：這是采購管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，與庫存管理子系統(tǒng)有較大聯(lián)系。它實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃、采購單管理以及收貨、退貨管理等功能。
根據(jù)各種請購信息制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優(yōu)供應商，然后生成采購單。通過發(fā)單作業(yè)將采購單實際發(fā)出。
采購單管理包括維護和修改采購單、查詢各種采購單的執(zhí)行狀態(tài)等。
收貨檢驗作業(yè)由專門的質檢部門實施。收貨員根據(jù)采購單編號直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單。此時采購子系統(tǒng)會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤并根據(jù)收貨質量自動計算此次收貨的合格率。該合格率可作為供應商評估的參考。
退貨時先根據(jù)發(fā)票建立一個退貨請求，待貨物出庫后，再根據(jù)出庫結果建立退貨說明[3]，并相應修改收貨、付款情況。
(2)供應商管理：在一個管理先進的企業(yè)中，供應商被看作企業(yè)的一部分，因此對供應商的管理是相當重要的。該模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應商建立穩(wěn)固的長期合作關系是至關重要的。所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結合的評估制度，合理公正地評估供應商，使公司能和一些優(yōu)秀供應商建立良好的合作關系。
(3)采購結算：該模塊包括采購統(tǒng)計、應付款管理和發(fā)票管理?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應報表。根據(jù)采購單制作相應付款計劃并生成報表，財務處付款后自動修改供應商的付款記錄，這需要一個與專用財務軟件的接口。若款項完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發(fā)票管理包括登記發(fā)票和查詢發(fā)票。
(4)樣品評估：當該公司要用到某種新物料或有供應商推薦使用某種新物料時，需由相關部門等對其評估。本模塊給其他相關子系統(tǒng)提供一個接口，以填寫評估意見。若評估合格，則將其增加為新供應商或修改已有供應商信息。
1.3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖
本系統(tǒng)數(shù)據(jù)流如圖2所示。
1.4 系統(tǒng)設計的關鍵
(1)建立合理的請購體系
采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請有三種方式[4]：
①人工請購
在一個閉環(huán)ERP系統(tǒng)中，不應由手工錄入采購項目。但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要，如臨時需要的一些物料可人工請購。
?、贛RP自動請購
理論上應根據(jù)生產需要進行購買，但事實上這樣無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業(yè)信譽。所以系統(tǒng)必須提前請購。根據(jù)歷史采購單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和主生產排程等數(shù)據(jù)為依據(jù)，系統(tǒng)可計算出為滿足計劃生產所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購的數(shù)量可由如下公式估算：
采購數(shù)量=(需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量+生產預定數(shù)量)*安全系數(shù)
③再訂購點法
對于油墨、膠水等輔料，通常用再訂購點法請購。它需要在物料文件中設定基本資料，如預設訂購點、經濟訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經濟訂購量的采購申請。這種作法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。
以上三種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產式企業(yè)保證交貨期、控制成本的重要手段。
(2)直接生成采購單
一般的工廠中，難免有生產線缺料等緊急事件發(fā)生。如果這時還要按照“請購-訂購”程序一步步做，則效率會很低。此時應允許采購員直接開立采購單并將采購單發(fā)給相應公司，進行緊急采購。
(3)建立供應商及價格分析體系，降低成本
為了降低成本，本系統(tǒng)通過維護價目字典和供應商資料，讓采購員對物料價格信息有一個全面、實時的了解。采購員在采購詢比議價操作時顯示全部提供該產品的供應商，分析其價格并參考供應商的信譽狀況及其與本企業(yè)的債務狀況等選擇供應商，也可自動選擇報價最低的供應商。
2 系統(tǒng)開發(fā)特點及關鍵技術
2.1 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境
根據(jù)該彩印公司的規(guī)模、項目資金、開發(fā)期等因素，系統(tǒng)開發(fā)采用C/S模式，以Windows2000 Server為服務器操作系統(tǒng)，以Windows9X/2000為客戶端操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫采用MS SQL Server2000 企業(yè)版，前端開發(fā)工具主要采用Microsoft Visual Basic 6.0，輔以圖像處理軟件設計界面，使用Crystal Reports設計報表。
2.2 系統(tǒng)特點及關鍵技術
(1)統(tǒng)一設計規(guī)范
系統(tǒng)開發(fā)過程中，對數(shù)據(jù)庫設計、界面設計、編碼設計等都有嚴格統(tǒng)一的規(guī)范。另外，程序設計時盡量把通用模塊（如登錄、日志管理、用戶管理等模塊）做成模板文件或類文件，便于與總系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)共享資源并為后繼開發(fā)做技術準備。
(2)數(shù)據(jù)庫設計
ERP系統(tǒng)中必須存儲、管理大量數(shù)據(jù)。好的數(shù)據(jù)結構和數(shù)據(jù)庫應該充分反映物流的發(fā)展變化，能迅速、方便、準確地調用和管理所需數(shù)據(jù)，還應使后繼系統(tǒng)開發(fā)工作方便、快捷，系統(tǒng)開銷小，易于管理等。
本系統(tǒng)遵循以上準則，對數(shù)據(jù)庫的設計達到第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可方便、準確、迅速地調用和管理所需數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)中多處使用存儲過程和觸發(fā)器，從而加快了系統(tǒng)運行速度，提高了代碼的重用性，保證了數(shù)據(jù)庫的完整性，提高了對表及表行有許多級聯(lián)操作的應用程序的功能。
(3)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡共享
本采購管理系統(tǒng)充分考慮了與各子系統(tǒng)的關系，多用戶并發(fā)操作不會引起沖突，各工作站、各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)高度共享。
(4)有效的用戶權限控制
能對不同用戶設置各項功能的使用權限，防止非法用戶獲得使用權（例如：查閱權、修改權、刪除權等），以滿足企業(yè)在管理中數(shù)據(jù)保密及分工控制的需要。
(5)高度自動化
用戶只需輸入采購過程的原始資料，所有涉及計算和統(tǒng)計的工作，如采購量預算、采購統(tǒng)計、應付款管理等都可由系統(tǒng)自動生成。
(6)簡潔美觀的操作界面
本系統(tǒng)使用了多種圖像處理技術設計界面，使得整個界面自然友好、美觀大方、生動直觀，使用方便、靈活，操作流暢。每個功能模塊的界面和操作方式基本相同，用戶只要熟悉了其中一個模塊的操作，其他模塊的操作就可以融會貫通。
3 應用情況
該采購管理子系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的集成。企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠。此系統(tǒng)已在某彩印公司使用，運行良好，為該公司帶來了良好的經濟效益和社會效益。該系統(tǒng)有良好的通用性和可擴充性，具有一定的推廣價值。
ERP是企業(yè)實施信息化的有效方式，在實施過程中需要各部門積極配合，嚴格遵循ERP的邏輯流程，有計劃、有秩序地進行，才能充分發(fā)揮企業(yè)資源的效能。
從目前趨勢看，新一代的ERP產品應形成一個從企業(yè)內部到企業(yè)外部的完整的電子商務解決方案。鑒于某彩印公司的規(guī)模，本系統(tǒng)采用C/S模式，僅能在企業(yè)內部使用。另一方面，在采購管理系統(tǒng)中對采購計劃制定的靈活性也還值得深入研究。
參考文獻
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2 謝澍，張洪偉，魏筱毛.ERP與供應鏈結合的采購管理研究.計算機應用研究，2002；（9）
3 葉宏謨，宋向琳.企業(yè)資源規(guī)劃ERP—整合資源管理篇.北京：電子工業(yè)出版社，2002