視頻會議是網絡高速發展下的產物，是視訊行業的又一產物，使用視頻會議系統不但可以節省昂貴的出差、傳真、電話費用，并且能夠提高公司在短時間內的決策，隨時可以召開會議，增加管理人員與員工之間面對面的機會，鼓勵員工士氣，加強了管理透明度，促進業務發展。
近年來，由于壓縮技術的飛速發展，通過技術的巨大進步，提供了更大的頻寬以容納大量的會議多媒體數據（包括視頻、音頻），而且伴隨著ITU相關國際標準的陸續制定，使得視頻通訊的時代提前來臨，況且，PC對視頻會議系統的介入，使得這一貴族化的技術具有了平民的價格，再加上許多記憶Internet
的視頻會議系統的產品化，為視頻會議系統進入廣闊的商用和民用市場奠定了基礎。
視頻會議系統分為硬件視頻會議系統和軟件視頻會議系統，企業運用視頻會議的好處有：
1） 減少出差，降低成本花費
2） 溝通的流暢，提高工作效率
3） 制定最優化的決策，更快的處理危機
4） 隨時隨地的召開會議，對市場把握度更快，更深入
視頻會議系統因其快速、便捷成為客戶的首選工具。據國內有關研究機構統計，到2009年，視頻會議系統市場銷售額達到40億元人民幣。目前，各級政府、事業單位、金融證券機構、教育機構等紛紛開始營建視頻會議系統，隨著網絡環境的不斷完善，這種需求還將大幅增加，但很多已經運用視頻會議系統的企業，依然處于只是同步音頻和視頻。因此造成很多用戶認為音視頻的同步一般的即時通訊工具（如QQ、MSN等）均可實現，為何還需要花錢購買系統呢？其實不然，視頻會議系統提供商—傲群（Audividi）介紹說“現在市場上的視頻會議系統除了同步音視頻，還加入了數據同步、辦公同步、多媒體等功能，并且提供開放式接口，方便企業無縫嵌入辦公軟件。”
視頻會議系統的數據功能主要有：
桌面和程序共享
所有與會者都可以看到和控制共享的程序
觀看共享的程序時，本地不需要安裝所共享的程序軟件
可進行機器遠程控制
非常適合用于遠程產品展示和遠程技術支持
圖版注解
采用圖層結構設計，不會損壞源文件
支持大圖片的導入（如電路圖、CAD圖等）
支持在線同步瀏覽、視圖同步、多人同時標注
支持多頁文檔的導入
支持討厭記錄的保存，可保存為圖板注解自有格式、圖片和PDF文檔
協同瀏覽
會議主持人可以使用協同瀏覽功能，引導其他人一起瀏覽網頁頁面，并帶領其他參加會議的成員一起以互動或主動的方式在互聯網上進行漫游
媒體共享
會議主持人可以使用媒體共享功能，與其他與會用戶共同播放多媒體文件
演示共享
會議主持人可以使用演示共享功能，與其他與會用戶共同播放PPT文件
文件傳輸
會議中可方便的進行文件傳輸，可以控制與會人員的文件傳輸權限
視頻會議系統除了本身所具備的數據功能外，還可以與硬件設備靈活結合，架設大型會場，這種方式不但可以滿足會議的需求，并且提高會議質量和項目性價比，同時軟件維護簡單，擴容方便。
企業在運用視頻會議系統后，根據企業本身的情況以及開展會議所需，可以調用系統的不同功能，同時，也可利用視頻會議系統整合企業的所有資源，進行企業內部的互通互聯，不僅提高企業的工作效率，而且促進企業的快速發展。
